Hyppige spørsmål om integrert pensjon med Fiken

Mest vanlige spørsmål

Du kan bli Duvi-kunde gjennom å følge en egen veileder i Fiken:

Start bestillingsveileder i Fiken

  • Selve prosessen tar et par minutter og du ledes gjennom en veileder der du får beregnet en pris med mulighet til å gjøre en bestilling på siste steg
  • Når du bestiller gjennom denne veilederen blir også integrasjonen med Duvi satt opp automatisk for deg.
  • Dersom du har en annen leverandør kan denne oppgis som en del av veilederen – avtalen vil da bli flyttet av oss uten at du trenger å gjøre noe spesielt.

 

Integrasjonen med Fiken automatiserer pensjon. I praksis trenger ikke du gjøre annet enn å utbetale lønn som vanlig i Fiken så overføres data til Duvi som grunnlag for pensjonsberegning:

  • Nye ansatte eller ansatte som slutter blir automatisk meldt inn og ut
  • Grunnlag for pensjon beregnes og overføres autoamtisk basert på det den ansatte har fått utbetalt gjennom Fiken. Lønnsjusteringer fanges med andre ord opp automatisk.
  • Faktura du får fra pensjonsleverandøren skal inn på a-meldingen i Fiken. Denne overføres automatisk fra Duvi til Fiken slik at den ligger klar når du skal kjøre lønning.


Les mer på Fiken sine hjelpesider om Duvi integrasjonen.

 

Dersom du har en annen leverandør sier vi opp og overføres avtalen fra den gamle leverandøren automatisk for deg. Du kan bruke veiviseren i Fiken der den gamle levevandøren fylles inn som et av stegene:

Start bestillingsveileder i Fiken

 

Lovbestemmelser

Når du får dine første ansatte begynner pensjonsklokka å tikke. Loven sier at du må opprette en pensjonsordning for bedriften når en av følgende 3 alternativer stemmer for din bedrift: 1) når du har minst én arbeidstaker som ikke har eierinteresse og som har en 75 % stilling eller mer 2) det er 2 ansatte eller mer i 75% stilling, uavhengig av eierinteresser eller 3) Hvis du har deltidsansatte i stillinger på 20 % eller mer som til sammen tilsvarer to årsverk eller mer. Pensjonsordningen må da senest opprettes inntil seks måneder etter plikten til tjenestepensjon startet, for at selskapet skal slippe å etterbetale penger.

Dette kan du lese mer om her: https://duvi.no/otp-for-grundere-og-sma-bedrifter/

Det er viktig at den som signerer avtalen med BankID har signaturrett. Denne informasjonen finner du i Brønnøysundregisteret.

Flytteprosess

Har du en pensjonsleverandør fra før, oppgir du det som en del av bestillingsveilederen i Fiken, så ordner Duvi resten for deg.

Om du allerede har en pensjonsleverandør i dag fyller du inn det i kjøpsflyten. Det vil da bli generert en fullmakt for å si opp avtalen hos eksisterende leverandør, denne fullmakten signerer du ved signering av pensjonsavtalen med Duvi. Når Duvi har mottatt din signerte kontrakt og vi har gjennomført vår rutinekontroll for den nye avtalen sender vi oppsigelse til avgivende selskap for deg.

Flyttingen fra den eksisterende pensjonsleverandøren tar 2 måneder fra den første i påfølgende måned etter kontrakten med Duvi er signert.

Eksempel: Kontrakten signeres den 10. januar, davil oppsigelsen tre i kraft per 1. februar. Avtalen og pensjonssparingenstarter opp hos Duvi den 1. april. I praksis vil dette bety at det tar 2-3 måneder å flytte pensjonsavtalen. Dette er lovbestemte frister, og du som kunde har derfor ikke mulighet til å påvirke dette. Vi informerer deg når flyttingen er gjennomført og fakturering fra oss starter.

Du oppgir din eksisterende leverandør i kjøpsprosessen, så sender vi oppsigelse til avgivende selskap for deg.

Når den forrige leverandøren din mottar oppsigelsen, vil de starte flyttingen av pensjonsavtalen. Lovens krav er to måneders oppsigelsestid fra den første i påfølgende måned etter signering. Derfor vil du i de to påfølgende månedene etter signering hos Duvi fortsatt betale inn pensjon til avgivende selskap. Når oppsigelsestiden har gått ut og pensjonsavtalen er flyttet til Duvi vil du motta første faktura fra Duvi. Det vil derfor ikke bli noe opphold i pensjonssparingen for de ansatte i din bedrift.

Kontrakt for å inngå ny pensjonsavtale kan signeres av daglig leder eller person med prokura. Dersom det er usikkerheter rundt hva som gjelder for din bedrift, kan du sjekke dette ved å søke opp bedriften på Brønnøysundregistrene og scrolle ned til «Signatur».

Fakturering

Fakturering hos Duvi skjer rundt den 10. i hver måned. Betalingsfrist er 30 dager. Du vil motta fakturaen enten per epost eller via EHF. Dersom du ønsker å motta via EHF, trenger vi en melding om dette til e-post: ks@duvi.no

Ansatte

Om ansatte slutter i ditt selskap registrerer du dette i Fiken sin lønnsmodul. Da vil Duvi få beskjed om dette og automatisk melde den ansatte ut av pensjonsordningen. Det er viktig å ikke melde ut ansatte som er sykemeldte. Ved nye ansettelser rapporteres de automatisk inn via filer ved første lønnskjøring for den ny ansatte. På fakturaen finner du en oversikt over ansatte som er innmeldt i ordningen.

Hvis du har ansatte som er permitterte så gjelder spesielle regler under Corona pandemien. Vi behøver da en tilbakemelding på hvilket alternativ du ønsker for dine ansatte. Hvilke alternativ som gjelder kan du lese om på https://duvi.no/pensjonvedpermittering/. Si fra til oss på ks@duvi.no hvilket alternativ du ønsker så fikser vi resten.

Duvi kan ikke melde disse inn i innskuddsordning før dette er på plass. Når den ansatte har fødselsnummer, vil de bli meldt via lønnsfilene fra Fiken.

Sparing

Det er fullt mulig å spare mer i pensjon til dine ansatte enn det som er obligatorisk. Dette kan du lese mer om her: https://duvi.no/slik-far-bedriften-best-mulig-pensjonsordning/


Du kan angi ønsket spareprosent i bestillingsveilederen.

Ja. Hvis du ønsker å spare tilbake i tid, er det fint om du avtaler dette med Duvi kundeservice på telefon 64 80 80 64 eller e-post ks@duvi.no

Måten vi gjør det på er enten å endre spareprosenten til en høyere prosent i x antall måneder fremover for å ta igjen den perioden det ikke er spart for. Eller bedriften kan gjøre et engangsinnskudd for den ansatte for perioden det ikke har blitt spart for.

Hva du må gjøre i Duvi sitt system

For sparing tilbake i tid, må Duvi Pensjon få lønnsinformasjon per måned for den tiden det skal spares for.

Last ned fil for manuell utfylling av lønnsinformasjon her.

Når du har fylt ut filen, må den lastes opp i vårt system. Klikk her for opplasting.

Etter opplasting vil du få et sammendrag av hva du har valgt å sende inn til oss. Dersom du finner feil eller mangler, løses dette enkelt ved å rette det opp og laste filen opp på nytt.

Når du har lastet opp filen, vil du få en e-post med en lenke for verifisering. Klikk på lenken, og innsending av lønnsinformasjon tilbake i tid skal nå være bekreftet.

Oppdager du feil etter å ha sendt inn filen, kan du gi oss beskjed på telefon 64 80 80 64 eller e-post ks@duvi.no, så korrigerer vi den.

Hvordan finne utbetalt lønn i Fiken?

For å se hva som er utbetalt i lønn per ansatt, kan du gå til Lønn – Lønnsoversikt i Fiken. Der kan du velge den perioden du skal spare tilbake i tid for, og får da en oversikt for denne perioden per ansatt. Det er også mulig å klikke på ansattnavn for å gå ned i detalj på hver enkelt ansatt ved behov.

Er du selvstendig næringsdrivende uten ansatte (innehaver av enkeltpersonforetak eller deltaker i ansvarlig selskap) eller frilanser velger du selv om du vil ha en tjenestepensjonsordning. Hvis du inngår avtale om innskuddspensjon kan du betale inntil 7 % av årlig næringsinntekt mellom 1 G og 12 G (grunnbeløpet i folketrygden) til pensjonsordningen.

Duvi beregner pensjonssparingen på månedlig basis, med grunnlag i den ansatte sin innrapportere lønn. Denne meldes inn automatisk fra Fiken til Duvi. Faktura sendes etterskuddsvis, slik at den baseres på den eksakte utbetalte lønnen når pensjonssparingen beregnes. For de ansatte med fast lønn vil månedlig sparing være et fast beløp, mens for de ansatte med variabel lønn vil månedlig sparing variere avhengig av lønnen som er opptjent foregående måned. På denne måten vil total årlig sparing for ansatte med variabel lønn bli helt korrekt på bakgrunn av det de faktisk har tjent fra måned til måned.

Månedlig beløp blir m a o beregnet av den ansatte sin innrapporterte lønn, kombinert med de variabler du har valgt ved signering av kontrakten. Ved signering så har du valgt hvilken prosent av innrapportert lønn som det skal spares for på lavt og høyt intervall, du har valgt om det skal spares for lønn under 1G og du har valgt om det skal spares for ansatte under 20% stilling og under 20 års alder.

Lavt intervall er mellom 1G-7,1G og høyt intervall er mellom 7,1G-12G. Grunnbeløpet fastsettes av Stortinget hvert år i takt med forventet lønns- og prisutvikling, og 1G er per 01.05.2020 på 101 351,-.

Eksempel: Dersom du har fastsatt en pensjonsavtale med 2% sparing fra 1G-12G og din ansatt tjener 500 000,- i året vil beregningen bli slik: 500 000,- i årlig lønn – 1G på 101 351,- = 398 649,- * 2% sparing = 7 973,- i total årlig sparing og 664,- i månedlig sparing.

Kostnader og gebyrer

Fiken-kunder som har blitt kunde hos Duvi via Fiken-programmet får 20% rabatt på administrasjonskostnaden på den til enhver tid gjeldende prislisten. Du får også 20% rabatt på innskuddsfritaksforsikringen ift til den ordinære prisen. Våre ordinære priser kan du lese mer om her: https://duvi.no/kostnader/

Uførepensjonsforsikring

Dersom du allerede har en uførepensjonsforsikring, må du ta direkte kontakt med oss på fiken@duvi.no

Fant du ikke svar på ditt spørsmål her? Ta kontakt med oss på fiken@duvi.no eller telefon 64 80 80 64.

Ønsker du å kjøpe pensjon til din bedrift via Fiken? Sjekk ut Fiken sin hjelpeside.