Hyppige spørsmål om integrert pensjon med Fiken


Mest vanlige spørsmål

Du kan bli Duvi-kunde gjennom å følge en egen veileder i Fiken:

Start bestillingsveileder i Fiken

  • Selve prosessen tar et par minutter og du ledes gjennom en veileder der du får beregnet en pris med mulighet til å gjøre en bestilling på siste steg
  • Når du bestiller gjennom denne veilederen blir også integrasjonen med Duvi satt opp automatisk for deg.
  • Dersom du har en annen leverandør kan denne oppgis som en del av veilederen – avtalen vil da bli flyttet av oss uten at du trenger å gjøre noe spesielt.

 

Integrasjonen med Fiken automatiserer pensjon. I praksis trenger ikke du gjøre annet enn å utbetale lønn som vanlig i Fiken så overføres data til Duvi som grunnlag for pensjonsberegning:

  • Nye ansatte eller ansatte som slutter blir automatisk meldt inn og ut
  • Grunnlag for pensjon beregnes og overføres automatisk basert på det den ansatte har fått utbetalt gjennom Fiken. Lønnsjusteringer fanges med andre ord opp automatisk.
  • Faktura du får fra pensjonsleverandøren skal inn på a-meldingen i Fiken. Denne overføres automatisk fra Duvi til Fiken slik at den ligger klar når du skal kjøre lønning.

Les mer på Fiken sine hjelpesider om Duvi integrasjonen.

Dersom du har en annen leverandør sier vi opp og overfører avtalen fra den gamle leverandøren automatisk for deg. Du kan bruke veiviseren i Fiken der den gamle leverandøren fylles inn som et av stegene:

Start bestillingsveileder i Fiken

Lovbestemmelser

ALLE foretak (AS, ASA, ANS, ENK eller annet rettssubjekt) som oppfyller kravene under må ha en innskuddspensjonsordning: ​

  • Når bedriften har 1 ansatt med mer enn 75% stilling uten eierinteresser. ​
  • Når bedriften har 2 ansatte med mer enn 75% stilling, uavhengig av hvem som eier. ​
  • Når bedriften har deltidsansatte som til sammen utgjør mer enn 2 årsverk.


Fradrag for kostnaden i regnskapet er godkjent i alle tilfeller som angitt over. 

Det er viktig at den som signerer avtalen med BankID har signaturrett. Denne informasjonen finner du i Brønnøysundregisteret.

Vi holder deg oppdatert på nye lover og regler. Les mer her.

Flytteprosess

Har du en pensjonsleverandør fra før, oppgir du det som en del av bestillingsveilederen i Fiken, så ordner Duvi resten for deg.

Om du allerede har en pensjonsleverandør i dag fyller du inn det i kjøpsflyten. Det vil da bli generert en fullmakt for å si opp avtalen hos eksisterende leverandør, denne fullmakten signerer du ved signering av pensjonsavtalen med Duvi. Når Duvi har mottatt din signerte kontrakt og vi har gjennomført vår rutinekontroll for den nye avtalen sender vi oppsigelse til avgivende selskap for deg.

Flyttingen fra den eksisterende pensjonsleverandøren tar 2 måneder fra den første i påfølgende måned etter kontrakten med Duvi er signert.

Eksempel: Kontrakten signeres den 10. januar, da vil oppsigelsen tre i kraft per 1. februar. Avtalen og pensjonssparingen starter opp hos Duvi den 1. april. I praksis vil dette bety at det tar 2-3 måneder å flytte pensjonsavtalen. Dette er lovbestemte frister, og du som kunde har derfor ikke mulighet til å påvirke dette. Vi informerer deg når flyttingen er gjennomført og fakturering fra oss starter.

Du oppgir din eksisterende leverandør i kjøpsprosessen, så sender vi oppsigelse til avgivende selskap for deg.

Når den forrige leverandøren din mottar oppsigelsen, vil de starte flyttingen av pensjonsavtalen. Lovens krav er to måneders oppsigelsestid fra den første i påfølgende måned etter signering. Derfor vil du i de to påfølgende månedene etter signering hos Duvi fortsatt betale inn pensjon til avgivende selskap. Når oppsigelsestiden har gått ut og pensjonsavtalen er flyttet til Duvi vil du motta første faktura fra Duvi. Det vil derfor ikke bli noe opphold i pensjonssparingen for de ansatte i din bedrift.

Kontrakt for å inngå ny pensjonsavtale kan signeres av daglig leder eller person med prokura. Dersom det er usikkerheter rundt hva som gjelder for din bedrift, kan du sjekke dette ved å søke opp bedriften på Brønnøysundregistrene og scrolle ned til «Signatur».

Da må du selv laste opp lønnsfiler hver måned.  Les mer på vår hjemmeside om innrapportering av lønnfiler: https://duvi.no/for-regnskapsforere/

Fakturering

Normalt skjer fakturering hos Duvi rundt den 15. i hver måned.

Betalingsfrist er 30 dager. Du vil motta fakturaen enten per epost eller via EHF. Dersom du ønsker å motta via EHF, trenger vi en melding om dette til e-post: ks@duvi.no

Ansatte

I utgangspunktet melder bedriften den ansatte inn via lønnsfil. I filene Duvi mottar fra Fiken blir det rapportert inn ansattdato som blir registrert hos Duvi. For å melde ut en ansatt registrerer man sluttdato i Fiken, denne blir med i lønnsfilen Duvi mottar. Duvi vil deretter melde ut den ansatte og gjøre om midlene den ansatte har opparbeidet seg til et pensjonskapitalbevis. 

For at en ansatt kan bli meldt inn i pensjonsordningen, må noen forutsetninger være oppfylt: 

  • Type arbeidsforhold – ordinært eller maritimt – må være registrert i Fiken. 
  • Den ansatte må være minst 20 år gammel, med mindre bedriften har signert en avtale for noe annet 
  • Den ansatte må tjene minst 1 G (folketrygdens grunnbeløp), regnet ut fra en 100%-stilling, med mindre bedriften har signert en avtale for noe annet. 
  • Stillingsprosenten må være på 20% eller mer, med mindre bedriften har signert en avtale for noe annet. Det er viktig å ha et aktivt forhold til stillingsprosenten som oppgis, da en ansatt kan tjene under 1 G og allikevel få sparing. 

 

Vi vil også gjøre oppmerksom på to ting: 

  1. Etter en endring i pensjonslovgivingen med virkning fra 1. januar 2021 blir de ansatte nå meldt inn i pensjonsordningen fra dag 1. Før ble de oppsparte midlene til ansatte som jobbet i bedriften i mindre enn 12 måneder, ført til bedriften sitt innskuddsfond, nå har altså også disse ansatte krav på å få med seg oppsparte midler fra første dag. 
  2. Fra 1. juni 2021 overtar Skatteetaten tilsynet med private arbeidsgivers opprettelse av tjenestepensjon. I denne sammenhengen kan det påløpe betydelige dagsbøter for bedrifter som ikke melder inn sine ansatte i pensjonsordningen. 

Hvis du har ansatte som er permitterte så gjelder spesielle regler under Corona pandemien. Vi behøver da en tilbakemelding på hvilket alternativ du ønsker for dine ansatte. Hvilke alternativ som gjelder kan du lese om på https://duvi.no/pensjonvedpermittering/. Si fra til oss på ks@duvi.no hvilket alternativ du ønsker så fikser vi resten.

Duvi kan ikke melde disse inn i innskuddsordning før dette er på plass. Når den ansatte har fødselsnummer, vil de bli meldt via lønnsfilene fra Fiken.

Siden innrapporterte data fra Fiken er grunnlaget for beregning av månedlig sparing er det viktig at alle ansattforhold til enhver tid er oppdaterte og korrekte i Fiken.  I og med at det ikke rapporteres inn antall timer arbeidet i en måned, er det stillingsprosenten som avgjør om de ansatte får sparing og blir innmeldt i avtalen.

Viktige elementer for ansattforholdet som til enhver tid må være oppdatert er stillingsprosent, sluttdato, permisjon/sykemelding eller andre faktorer som påvirker arbeidsforholdet.

Se Fiken sin hjelpeside for integrasjonen med Duvi for informasjon om hvordan dette gjøres i Fiken.

Bedriften kan ikke spare pensjon for frilansere.

Dine ansatte kan logge seg inn til enhver tid. Pensjonspengene fra din bedrift blir imdilertid ikke synlige på kundeportalen før sparingen har startet. Dette skjer etter at første faktura er betalt.

Det vil avhenge av både minstekravene i loven og stillingsprosent.

 

Lov om innskuddspensjon – minstekrav:

§ 2-3. Minstekrav til pensjonsordningen

(1) Et foretak kan opprette pensjonsordning i henhold til loven her dersom foretaket har:
a. minst to personer i foretaket som begge har en arbeidstid og lønn som utgjør 75 prosent eller mer av full stilling,
b. minst én arbeidstaker uten eierinteresse i foretaket som har en arbeidstid og lønn i foretaket som utgjør 75 prosent eller mer av full stilling, eller
c. personer i foretaket som hver har en arbeidstid og lønn som utgjør 20 prosent eller mer av full stilling, og som til sammen utfører arbeid som tilsvarer minst to årsverk.

 

Lov om innskuddspensjon i arbeidsforhold sier:

§ 4-4. Uttak av pensjon i kombinasjon med fortsatt arbeid

Arbeidstakere som kombinerer uttak av pensjon fra pensjonsordningen med full- eller deltidsstilling i foretaket, beholder sitt medlemskap i pensjonsordningen og har krav på fortsatt innbetaling av innskudd og premie for forsikring av innskuddsfritak ved uførhet. Premie for innskuddsfritak betales likevel bare til fylte 67 år.

Sparing

Det er fullt mulig å spare mer i pensjon til dine ansatte enn det som er obligatorisk. Dette kan du lese mer om her: https://duvi.no/slik-far-bedriften-best-mulig-pensjonsordning/


Du kan angi ønsket spareprosent i bestillingsveilederen.

Ja. Hvis du ønsker å spare tilbake i tid, er det fint om du avtaler dette med Duvi kundeservice på telefon 64 80 80 64 eller e-post ks@duvi.no

Måten vi gjør det på er enten å endre spareprosenten til en høyere prosent i x antall måneder fremover for å ta igjen den perioden det ikke er spart for. Eller bedriften kan gjøre et engangsinnskudd for den ansatte for perioden det ikke har blitt spart for.

Hva du må gjøre i Duvi sitt system

For sparing tilbake i tid, må Duvi Pensjon få lønnsinformasjon per måned for den tiden det skal spares for.

Last ned fil for manuell utfylling av lønnsinformasjon her.

Når du har fylt ut filen, må den lastes opp i vårt system. Klikk her for opplasting.

Etter opplasting vil du få et sammendrag av hva du har valgt å sende inn til oss. Dersom du finner feil eller mangler, løses dette enkelt ved å rette det opp og laste filen opp på nytt.

Når du har lastet opp filen, vil du få en e-post med en lenke for verifisering. Klikk på lenken, og innsending av lønnsinformasjon tilbake i tid skal nå være bekreftet.

Oppdager du feil etter å ha sendt inn filen, kan du gi oss beskjed på telefon 64 80 80 64 eller e-post ks@duvi.no, så korrigerer vi den.

Hvordan finne utbetalt lønn i Fiken?

For å se hva som er utbetalt i lønn per ansatt, kan du gå til Lønn – Lønnsoversikt i Fiken. Der kan du velge den perioden du skal spare tilbake i tid for, og får da en oversikt for denne perioden per ansatt. Det er også mulig å klikke på ansattnavn for å gå ned i detalj på hver enkelt ansatt ved behov.

Ja, det kan du.

Er du selvstendig næringsdrivende uten ansatte (innehaver av enkeltpersonforetak eller deltaker i ansvarlig selskap) eller frilanser velger du selv om du vil ha en tjenestepensjonsordning.

Duvi beregner pensjonssparingen på månedlig basis, med grunnlag i den ansatte sin innrapportere lønn. Faktura sendes etterskuddsvis, slik at den baseres på den eksakte utbetalte lønnen når pensjonssparingen beregnes. For de ansatte med fast lønn vil månedlig sparing være et fast beløp, mens for de ansatte med variabel lønn vil månedlig sparing variere avhengig av lønnen som er opptjent foregående måned.

På denne måten vil total årlig sparing for ansatte med variabel lønn bli helt korrekt på bakgrunn av det de faktisk har tjent fra måned til måned.

Du må selv ta kontakt med Fiken for å sjekke hva som kan ha skjedd.

Kostnader og gebyrer

Fiken-kunder som har blitt kunde hos Duvi via Fiken-programmet får 20% rabatt på administrasjonskostnaden på den til enhver tid gjeldende prislisten. Du får også 20% rabatt på innskuddsfritaksforsikringen ift til den ordinære prisen. Våre ordinære priser kan du lese mer om her: https://duvi.no/kostnader/

Uførepensjonsforsikring

Dersom du allerede har en uførepensjonsforsikring, må du ta direkte kontakt med oss på fiken@duvi.no

Fant du ikke svar på ditt spørsmål her? Ta kontakt med oss på fiken@duvi.no eller telefon 64 80 80 64.

Ønsker du å kjøpe pensjon til din bedrift via Fiken? Sjekk ut Fiken sin hjelpeside.