Veiledning for regnskapsførere
Her finner du informasjonen du trenger for å rapportere pensjonsgrunnlag for dine kunder på en enkel måte.
Dette må du huske på før du sender inn lønnsfiler
- Se over lønnsgrunnlaget i lønnssystemet/lønnsfilen.
- Sjekk status og oppstartsdato på alle ansatte.
- Sett sluttdato på tidligere ansatte.
Trenger du hjelp kan du alltid kontakte vår kundeservice.
Opplastning av lønnsfiler
Vi fakturerer månedlig og trenger derfor lønnsgrunnlag fra deg innen den 5. hver måned.
Du vil få tilsendt et sammendrag på e-post med verifiseringslenke. Oppdager du feil kan du laste opp korrigert fil på nytt. Vi tar utgangspunkt i siste sendte lønnsfil for hver periode.
Veiledning til ulike lønnsystemer
For deg som har et lønnssystem som støtter FNO rapport
Lønnssystemene du ser under støtter FNO rapport. Trenger du brukerveiledning for å laste ned rapporten, klikk på ditt lønnssystem.
Visma Payroll Nettlønn PowerOffice Go
Ta kontakt med vår kundeservice dersom du trenger hjelp til dette eller har andre spørsmål.
For deg som ikke bruker FNO-rapport
Dersom ditt lønnssystem ikke støtter FNO rapport, har vi en manuell fil som kan fylles ut og lastes direkte opp i vårt system. Det er fint om du leser gjennom dette dokumentet før oppstart av første sparing.
Ofte stilte spørsmål
Hva er faktureringsdatoene og betalingsfristene?
Normalt skjer fakturering hos Duvi rundt den 15. i hver måned.
Betalingsfrist er 30 dager etter mottatt faktura. Bedriften vil motta fakturaen enten per e-post eller via EHF. Dersom bedriften ønsker å motta via EHF, trenger vi en melding om dette på e-post til ks@duvi.no.
Hva skjer hvis jeg glemmer å laste opp for en måned?
Dersom vi ikke mottar lønnsdata fra deg en måned, fakturerer vi på det eksisterende grunnlaget fra siste innsendte lønnsfil. Vær oppmerksom på at det er bedriften som er ansvarlig for å rapportere korrekt grunnlag.
Ta kontakt med kundeservice dersom du oppdager feil eller mangler.
Hva skjer når en ansatt slutter i firmaet?
Dersom en ansatt avslutter sitt arbeidsforhold, har den ansatte krav på å få med seg den oppsparte pensjonen som et pensjonskapitalbevis. Derfor er det viktig at du rapporterer sluttdato fortløpende via lønnsgrunnlaget.
Hvis du har ansatte som ikke mottar lønn en måned (f.eks. tilkallingsvikarer) sendes det inn lønnsfil med null i periodelønnen.
Skal det spares for sykemeldte og permitterte?
Bedriften skal spare pensjon som normalt de første 12 månedene den ansatte er sykemeldt. Blir den ansatte sykemeldt lenger enn 12 måneder sammenhengende, kan innskuddsfritak sikre at den ansatte får sparing til pensjon. Denne forsikringen er inkludert i pensjonsordningen.
Det skal spares som normalt for ansatte som er i lovfestet permisjon (f.eks. foreldrepermisjon).
Hvordan rapportere lønn i OTP-avtalen som enkeltpersonsforetak (ENK)?
Med et enkeltpersonsforetak kan det være utfordrende å vite hva man skal rapportere inn i lønnsfilene da inntekten ofte varierer.
Om man er usikker på hva man kommer til å tjene har man to valg:
- Innrapportere et estimat på hvor mye man kommer til å tjene
- Innrapportere fjorårets årslønn under årslønn
Ved utgangen av året, når bedriften vet inntekten, kan kundeservice kontaktes for å sikre korrekt sparing for året.
Hvilke lover og regler gjelder for pensjon?
Gjeldende regler for obligatorisk tjenestepensjon (OTP):
Bedriften må spare minst 2% av brutto inntekt i pensjon for sine ansatte.
Den ansatte har krav på pensjonssparing fra første arbeidsdag.
Pensjon fra første lønnskrone for ansatte over 13 år, uansett stillingsprosent.
Du er alltid velkommen til å kontakte oss på telefon 64 80 80 64 eller på e-post ks@duvi.no.
Åpningstider: Mandag – fredag kl. 09:00-15:00.
Ønsker du å motta et uforpliktende pristilbud for din bedrift? Legg igjen din kontaktinfo og en av våre ansatte vil ta kontakt med deg.