Duvi ser mange eksempler på at bedrifter gjør dyre feil når det gjelder OTP (obligatorisk tjenestepensjon). Slike pensjonsfeil kan koste dem millioner.
Pensjonsfeil kan føre til at millioner av kroner renner ut av bedriften. Penger som ellers hadde rent ned til bunnlinjen i regnskapet. Vi ser at mange gjør feil, det er synd for disse feilene er det enkelt å unngå.
Når Duvi får nye bedriftskunder går vi gjennom deres pensjonslister. Frem til i dag er det kun et fåtall av bedriftene som har hatt feilfri pensjonsrapportering når de er kommet til oss. De feilfrie er typisk små bedrifter med få ansatte, da er også grunnlaget å gjøre feil mindre.
I ett av de dyre tilfellene oppdaget vi at en bedrift hadde betalt inn over seks millioner i pensjon til ansatte som hadde sluttet. Tidligere ansatte var ikke blitt meldt ut av pensjonsordningen og feilen hadde derfor gjentatt seg i en årrekke. Det blir vanskelig å få tilbake disse pengene. De får i dag være glad for at det ikke renner ut flere penger, men det er en mager trøst.
Les mer om hvilke feil som kan ramme deg som ansatt her.
Vi oppdager i svært mange tilfeller at selskapene ikke har pensjonsordning. Stikker vi fingeren i været anslår vi at halvparten av bedriftskundene vi får inn til oss mangler OTP (obligatorisk tjenestepensjon). Noen av dem av naturlige og lovlige årsaker. Det er oppstartsselskaper eller mindre selskaper hvor pensjon ikke har vært lovpålagt. Men resten av dem har ikke hatt pensjon som følge av en ”glipp”. Vi hører ledere si at pensjon er uforståelig og «det gidder vi ikke ha». Da bryter ledelsen og selskapet loven. Det vil bli dyrt! For det blir som regel oppdaget og da skal det regnes tilbake i tid.
Vi ser at de fleste bedriftene ønsker å følge lover og regler, også når det gjelder pensjon. Likevel ser vi at svært mange av dem har utfordringer med pensjon. De synes det er komplisert og gjør feil som kan få enorme konsekvenser over tid. Feil som koster det både tid og penger å rette opp.
Feil sparing er ofte den dyreste feilen. Sparer du for mye for en ansatt, kan du trolig vinke farvel til pengene. Sparer du for lite for ansatte kommer du trolig til å måtte fylle opp kontoene deres med det manglende beløpet. I tillegg kan det også komme en regning for manglende avkastning på sparingen.
Det er mye dyrere å rette opp i feil enn å bruke litt mer tid på å få det riktig med en gang. Både i kroner og øre, men også med tanke på hvor lang tid man kan bruke for å lokalisere feil og rette de opp. Noen av konkurrentene våre tar seg svært godt betalt for å endre feil som er gjort tilbake i tid. Det kommer som en ekstra kostnad på fakturaen.
De vanligste pensjonsfeilene er at arbeidsgivere
- Glemmer å melde ansatte inn eller ut av pensjonsordningen
- Glemmer å melde om ansatte som er sykemeldte eller som går ut av sykemelding
- Melder inn feil lønnsgrunnlag
- Sender ikke inn lønnsgrunnlag
Hvem har ansvaret, sentralbordet, regnskap eller revisor?
Føring av lister og pensjonsoppgaver ligger ofte i en HR-avdeling eller hos en HR-ansvarlig. I mindre bedrifter er dette av og til satt til en sekretær eller resepsjonist. Da er det veldig viktig at de får god nok opplæring. Du bør også huske på at denne personen får vite hvor mye hver eneste person i bedriften tjener. Og det er vel informasjon som du egentlig ikke ønsker at skal komme på avveie.
Det er ikke bare bedriftene som gjør feil, regnskapskontorene er ikke alltid til stedet de heller. Noen av dem har ikke forstått alvorligheten av pensjonsfeil – spesielt for den ansatte. De er lite interessert i å følge opp pensjonsavtaler og ansattelistene, men mer våkne på ren regnskapsføring av pengeflyten i bedriften.
Revisorer er heller ikke alltid helt inne i regnskapene de reviderer. Vi lurer av og til på hvor godt enkelte revisorer følger opp selskapene de reviderer. Pensjon har vært lovpliktig siden 2006 og Duvi ser stadig eksempler på bedrifter som i årevis ikke har hatt pensjon for sine ansatte! Slike forhold bør vel en revisor fange opp og påpeke.
Vi har i dette innlegget sett på de vanligste pensjonsfeilene arbeidsgivere gjør og påpekt at det koster både tid og penger å rette opp i feil. Feil som kan bli dyre for både ansatte og arbeidsgiver. Det er viktig med enkle løsninger og gode rutiner.